Privacy Policy – Integrazione Google / n8n

Ultimo aggiornamento: 30 settembre 2026

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è:

Andrea Romagnoli
Cocoon Rooms & Relax
Via Circonvallazione del Conero 5 – Numana (AN), Italia
Email: cocoon.numana@gmail.com
Sito web: https://cocoon-numana.it

La presente informativa descrive il trattamento dei dati effettuato attraverso il sistema interno di automazione denominato “n8n Cocoon Local”, utilizzato per la gestione operativa delle attività Cocoon Rooms & Relax e FronteBlu.

2. Finalità dell’integrazione con i servizi Google

Il sistema n8n Cocoon Local utilizza API e servizi Google esclusivamente per finalità operative interne connesse alla gestione delle attività ricettive.

In particolare, l’integrazione può essere utilizzata per:

leggere e aggiornare fogli Google utilizzati per la gestione di prenotazioni, comunicazioni e dati operativi;
gestire file, documenti e cartelle presenti su Google Drive;
sincronizzare informazioni tra Google Sheets, Google Drive e i sistemi interni di automazione;
supportare procedure relative a check-in, check-out e gestione del soggiorno;
gestire documentazione e informazioni operative relative agli ospiti;
registrare lo stato delle comunicazioni e delle operazioni effettuate;
mantenere copie operative o cache necessarie al funzionamento dei workflow;
prevenire duplicazioni, errori di elaborazione e invii ripetuti.

L’accesso ai dati Google avviene esclusivamente nella misura necessaria all’esecuzione delle funzionalità configurate e autorizzate.

3. Dati Google ai quali il sistema può accedere

A seconda delle funzionalità abilitate e delle autorizzazioni concesse all’applicazione, il sistema può accedere a:

dati contenuti nei fogli Google Sheets utilizzati per l’attività;
file e documenti presenti nelle aree Google Drive utilizzate dai processi operativi;
cartelle e relativa struttura organizzativa;
informazioni tecniche necessarie a identificare, leggere, creare o aggiornare tali risorse.

Il sistema utilizza esclusivamente le autorizzazioni Google necessarie alle funzioni operative effettivamente configurate.

4. Modalità di utilizzo dei dati

I dati ottenuti attraverso le API Google vengono utilizzati esclusivamente per:

eseguire le automazioni operative autorizzate;
sincronizzare dati tra i diversi sistemi utilizzati;
aggiornare informazioni relative a prenotazioni e soggiorni;
supportare le comunicazioni operative;
gestire file e documentazione necessari all’attività;
mantenere copie operative o cache necessarie al funzionamento dei workflow;
registrare gli esiti delle operazioni;
prevenire duplicazioni ed errori;
garantire continuità, sicurezza e affidabilità dei processi informatici.

I dati ottenuti tramite le API Google non vengono venduti e non vengono utilizzati per attività pubblicitarie, profilazione commerciale di terzi o finalità estranee a quelle descritte nella presente informativa.

5. Conservazione dei dati

Alcuni dati provenienti dai servizi Google possono essere temporaneamente copiati, sincronizzati o memorizzati all’interno dell’infrastruttura n8n e delle relative tabelle operative quando ciò è necessario per il corretto funzionamento delle automazioni.

I dati vengono conservati per il periodo necessario alle finalità operative, amministrative, organizzative e di sicurezza per cui vengono trattati, nonché per gli eventuali periodi previsti dalla normativa applicabile.

Quando i dati non risultano più necessari alle finalità per cui sono stati trattati, possono essere eliminati, anonimizzati o archiviati secondo le procedure applicabili.

6. Condivisione e trasferimento dei dati

I dati ottenuti attraverso i servizi Google non vengono venduti, ceduti o messi a disposizione di soggetti terzi per finalità pubblicitarie o commerciali estranee alle attività Cocoon Rooms & Relax e FronteBlu.

I dati possono essere trattati attraverso fornitori di servizi tecnologici e infrastrutturali necessari al funzionamento del sistema, nei limiti delle rispettive funzioni e nel rispetto delle misure di sicurezza applicabili.

L’accesso ai dati è limitato ai sistemi e ai soggetti autorizzati che ne abbiano effettiva necessità per lo svolgimento delle attività previste.

7. Sicurezza

L’accesso ai servizi Google avviene mediante il protocollo OAuth 2.0.

Le credenziali e i token di accesso vengono utilizzati esclusivamente dai sistemi autorizzati per eseguire le funzioni previste.

L’infrastruttura adotta misure tecniche e organizzative finalizzate a proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdita, alterazione o utilizzo improprio.

Tali misure possono comprendere, tra l’altro:

controllo degli accessi;
gestione separata delle credenziali;
registrazione degli errori e delle esecuzioni;
controlli di integrità;
sistemi di monitoraggio;
meccanismi di deduplicazione e controllo delle operazioni;
procedure di gestione degli incidenti tecnici.

8. Revoca dell’accesso ai servizi Google

L’utente titolare dell’account Google può revocare in qualsiasi momento le autorizzazioni concesse all’applicazione attraverso le impostazioni di sicurezza del proprio Account Google.

La revoca interrompe l’accesso futuro ai dati Google da parte dell’applicazione e può comportare l’interruzione delle automazioni che dipendono da tali servizi.

9. Google API Services User Data Policy

L’utilizzo delle informazioni ricevute dalle API Google avviene nel rispetto della Google API Services User Data Policy, comprese le disposizioni relative al Limited Use.

Le informazioni ottenute tramite le API Google vengono utilizzate esclusivamente per fornire e migliorare le funzionalità operative descritte nella presente informativa.

I dati ottenuti tramite le API Google non vengono utilizzati per attività pubblicitarie, per la vendita di informazioni personali o per finalità incompatibili con quelle dichiarate.

10. Diritti dell’interessato

Nei casi previsti dalla normativa applicabile, l’interessato può esercitare i propri diritti in materia di protezione dei dati personali, tra cui il diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento e opposizione.

Le richieste possono essere inviate al titolare del trattamento all’indirizzo:

cocoon.numana@gmail.com

11. Modifiche alla presente informativa

La presente informativa può essere aggiornata nel tempo, in particolare qualora vengano modificate le funzionalità del sistema, i servizi Google utilizzati, le modalità di trattamento o l’infrastruttura tecnica.

La versione aggiornata sarà disponibile all’indirizzo:

https://cocoon-numana.it/privacy-n8n

12. Contatti

Per informazioni relative alla presente informativa, all’utilizzo dell’integrazione Google o al trattamento dei dati è possibile contattare: